ERP DOLIBAR EN LA NUBE INTEGRADO CON TELEFONIA IP

Esta es la primera pregunta que nos debemos hacer cuando estamos realizando un proceso de selección de un sistema de gestión empresarial. En primer lugar, debemos tener claro que sistema cumplimentará nuestros requisitos empresariales a nivel funcional, pero tambíen existen otros factores a tener en cuenta, tales como los económicos, o sociales. Para ello, hemos anotado una serie de preguntas clave, que desde el punto de vista de Nuestra Solución cumple perfectamente:

Por tipología de empresa:

• ¿Somos una empresa pequeña o mediana?
• ¿Somos un club, asociación, organización de miembros?
• ¿Vendemos productos o servicios?
• ¿Como empresa de venta de servicios, nuestros clientes nos pagan a través de cuotas periódicas? (bajo demanda)
• ¿Somos una empresa de fabricación? (bajo demanda)
• ¿Nuestra venta principal es a través de un punto de venta?
• ¿Nuestra venta principal es a través de internet? (bajo demanda)
• ¿Somos una empresa de asesorías y deseamos eliminar el sistema de notificaciones y envio de documentación y facturas a nuestros clientes? (bajo demanda)
• A nivel de Gerencia:
• ¿Deseamos obtener un sistema de gestión empresarial sin pagar por una licencia?
• ¿Deseamos tener empresas que ofrezcan soporte, asistencia, o cualquier otro servicio relacionado con Dolibarr para cualquier inconveniente, mejora o resolución de dudas?
• ¿Sería importante disponer de un sistema de gestión de código abierto (OpenSource), y no depender de un proveedor o fabricante?
• ¿El sistema preferido sería basado en WEB para poder acceder desde cualquier navegador web (firefox, chrome, safari, etc…) sin la necesidad de la instalación de programas de cada ordenador que vaya a utilizar cada usuario del sistema?
• ¿Queremos al máximo reducir los costes de infraestructuras (hardware) y licencias de hardware?
• ¿Deseamos no pagar costes por la creación de nuevos usuarios del sistema?
• ¿Buscamos un sistema rápido, sencillo y fácil de aprender?
• ¿Queremos gestionar los permisos de acceso a zonas del sistema, por usuario o grupos?
•  A nivel funcional:
• ¿El sistema debe llevar un control de productos/servicios, gestión de almacenes, expediciones y stock?
• ¿Es necesario la gestión y control de lotes y caducidad de los productos?
• ¿Deseamos gestionar los terceros (clientes, proveedores y contactos)?
• ¿Queremos realizar presupuestos, pedidos, albaranes y facturas?
• ¿Es necesaria disponer de contabilidad de asientos (Debe y Haber)?*
• ¿Disponemos de una tienda física y queremos vender a través de un módulo tpv básico?
• ¿Disponemos de una tienda online y queremos gestionar la información con el ERP?
• ¿Deseamos gestionar intervenciones o partes de trabajo?
• ¿Generamos contratos con nuestros clientes?
• ¿Sería oportuno disponer de un gestor documental por entidades (clientes, proveedores, facturas, presupuestos, pedidos, etc …), para mantener clasificados mis documentos?
• ¿Trabajamos con proyectos y deseamos gestionarlos junto con tareas asignadas a usuarios del sistema?
• ¿Es importante el uso colaborativo de una agenda compartida?
• ¿Valoramos la posibilidad de trabajar a través de terminal movil o tablet?
• ¿Gestionamos una lista de miembros con pagos concurrentes?
• ¿Es imprescindible la importación y exportación de datos a .xls o .csv?
• ¿Trabajamos con Bancos y realizamos transacciones bancarias?
• ¿Una herramienta de envío de boletines de noticias a terceros?
• ¿Reenvio de documentos (facturas, pedidos, presupuestos, intervenciones) a través de email sin salir del sistema?
• ¿Creación de usuarios externos (clientes) para el acceso a sus documentos?

Para el proceso de instalación y configuración, su empresa contará con el acompañamiento de Ingenieros Industriales con amplia experiencia en la parametrización tanto de los procesos y documentos para la correcta operación de su compañia. Esta es la parte más importante y para ello creamos un perfil de usuario administrador quien tendrá al mando todos los módulos y activaciones de usuarios y permisos en el sistema.

• Lo primero que realizaremos será dar de alta su empresa, con sus datos correspondientes.
• Dar de alta los módulos necesarios según su actividad o sector económico y configurarlos.
• Creación de usuario y/o grupos (departamentos).
• Asignación de permisos a los usuarios y/o grupos (departamentos).
• Es posible que sea necesarios algunos ajustes más pero esto dependería de cada caso en particular, y de las necesidades de cada empresa.

La parametrización del sistema es clave para obtener un resultado óptimo del manejo del mismo, por lo tanto, si no te ves capacitado, siempre puedes contactar con nosotros para acompañarte en este proceso basado en tus necesidades.

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Para poder iniciar la operación debemos planear el proceso de migración o cargue de información inicial en el sistema en las  tablas maestras, que corresponden a:

• Alta de productos y/o servicios con esquemas de precios.
• Alta de clientes y proveedores con información de contactos.
• Alta de categorías de productos y/o servicios (opcional). Nos ayudará a filtrar y a organizar.
• Alta de categorías de terceros (opcional). Nos ayudará a filtrar y a organizar tanto proveedores como perfiles de clientes o prospectos por sector económico.
• Alta de bancos y esquema de impuestos para poder efectuar las facturas y los pagos o cobros de terceros.

A partir de ahí ya podemos empezar a trabajar y operar en linea sin importar si maneja sedes en otras ubicaciones, ya que en este momento se debe iniciar el proceso de inducción o capacitación organizada para cada uno de los niveles funcionales de su empresa.

Es probable que una vez estés utilizando nuestro ERP&CRM, necesites alguna funcionalidad extra, para ello tiene dos opciones:

• Buscar el módulo externo que por sus caraterísiticas te ofrezca esa solución a tu necesidad. En este proceso te orientamos para los módulos que se ajusten al mercado de Colombia, Ecuador o México.
• La segunda opción es la de ejecutar un  desarrollo a la medida o funcionalidad requerida; para lo cual, contamos con un equipo de programadores expertos para cotizar su tiempo y costo de desarrollo.